Säkerhet i drift
En incidentrapport som går att agera på
En incidentrapport ska hjälpa nästa person att förstå vad som hände, vad som redan har gjorts och vad som återstår. Om varje rapport ser olika ut blir viktig information svår att jämföra och följa upp.
Riskscenario: händelsen finns bara i fri text
Tänk er att samma typ av incident rapporteras av flera platser. En rapport saknar tid, en annan saknar bilaga och en tredje beskriver åtgärden utan att ange ansvarig. Händelserna är registrerade, men underlaget går inte att jämföra på ett tillförlitligt sätt.
Detta är ett illustrativt scenario. Bristen ligger i informationsstrukturen och uppföljningen, inte nödvändigtvis i viljan att rapportera.
Bestäm vad rapporten ska leda till
Börja med mottagaren och beslutet. Den som ska följa upp behöver kunna se vad som inträffade, när och var det skedde, vilket underlag som finns, vilka åtgärder som genomförts och vem som äger nästa steg.
Formulär bör vara tillräckligt enhetliga för jämförelse men inte samla in uppgifter utan ett tydligt behov.
Fyra delar i ett användbart flöde
Rapportering blir ett arbetsflöde när varje steg har en definierad funktion.
- Registrera händelsen i app eller webbportal.
- Komplettera med relevanta bilder och bilagor.
- Tilldela ansvar och följ upp enligt verksamhetens process.
- Exportera, distribuera och sammanställ det underlag som behövs.
Så kan Siren Rapportering bidra
Siren Rapportering kan använda anpassade formulär i app och webbportal, ta emot bilder och bilagor, stödja uppföljning och exportera rapporter som PDF. Rapporter kan skickas automatiskt via e-post och incidentdata kan sammanställas i statistik och dashboards.
Verksamheten behöver fortfarande bestämma informationskrav, roller, mottagare, lagring och vilka beslut rapporteringen ska stödja.